Лекция 3.1.Управленческие решения: понятие, сущность
Управленческое решение - это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели системы менеджмента. Импульсом управленческого решения является необходимость ликвидации, уменьшения актуальности проблемы за счет ее решения, то есть приближение в будущем действительных параметров объекта (явления) к желаемым, прогнозным.
В организационных структурах управления процессы принятия решений реализуются постоянно. Управленческие решения принимаются в ситуациях:
- возникновения новых условий, обстоятельств, нарушающих нормальный режим функционирования организации с целью возврата ее на оптимальный уровень;
- необходимости сохранения неизменными созданные условия, если режим функционирования организации оптимален;
- необходимости перевода организации на новый режим функционирования, обусловленный новыми целями.
Принятие управленческого решения предполагает действия, направленные:
- на восстановление контроля за ходом событий;
- корректировку нормативов оценки деловой информации в соответствии с обстановкой;
- использование открывшихся возможностей.
Управленческие решения принимаются на всех уровнях иерархической структуры предприятия. При этом определяются цели, формы деятельности, ресурсы, возможности, трудности и пути их преодоления. Все эти моменты формируются в виде управленческого решения.
Управленческое решение – творческое, волевое действие субъекта менеджмента на основе знания объективных законов функционирования управляемой подсистемы, анализа информации о ее состоянии, состоящее в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива по разрешению проблемы.
Для управленческого решения характерны:
- целенаправленность;
- волевой характер;
- директивность;
- конкретность.
Решение и его разновидности
Принятие решения представляет собой сознательный выбор из имеющихся вариантов или альтернатив направления действий, сокращающих разрыв между настоящим и будущим желательным состоянием организации.
Элементы принятия решения: проблемы, цели, альтернативы и решения как выбор альтернативы. Решение проблем, составляющее суть процесса управления, представляет собой волевое воздействие субъекта процесса управления на объект, ради достижения стоящих перед ним целей.
Выделяют два уровня решений в организации: индивидуальный и организационный
|
Решения на уровне индивида |
Решения на уровне организации
|
|
Наличие индивидуального подхода Важен процесс принятия решения как такового Классификация решений Имеет дело с ошибками в решении Решение определяется используемым индивидуальным стилем Создание и выбор альтернатив Взятие риска на себя |
Создание соответствующей среды Важно принятие решения к определенному моменту Вовлечение всех уровней управления Имеет дело с неопределенностью Решение носит групповой характер. Управление групповым процессом Управление творчеством и новаторством Выполнение решений |
Основные принципы принятия управленческих решений
- Принцип системности. Многие предприятия работают вхолостую, испытывают стрессовые ситуации, финансовые потери, на них наблюдается демотивация сотрудников. И все это потому, что либо не были оптимальными принятые решения, либо решения были правильные, но их реализация натолкнулась на трудности из-за того, что было "забыто" нечто существенное. Принцип системности как раз и ориентирует на всесторонний учет значимых факторов.
- Принцип стандартизации (стандартных управленческих ситуаций и решений). Суть его состоит в том, что большинство реальных управленческих ситуаций может быть сведено к набору так называемых стандартных или базовых. Процедуры выработки и реализации управленческих решений для стандартных ситуаций детально разработаны, а действия руководителя в этих случаях хорошо известны из практики.
- Принцип оптимальной информированности. Рациональные управленческие решения достижимы; лишь когда им соответствует достаточная информационная база. Причем для каждого из управленческих уровней существует оптимальный размер информационной базы, определяемый рядом факторов.
- Принцип автоматизма реализации управленческих решений. Принцип заключается в том, чтобы принятое руководителем "решение" автоматически (то есть обязательно, причем в максимально короткие сроки и в неискаженном виде) доводилось до требуемого уровня и становилось практическим руководством к действию.
- Принцип учета вероятных последствий. Рациональное управленческое решение предполагает учет вероятных последствий его реализации.
- Принцип свободы выбора. Если у человека (группы), принимающего решение, нет или недостаточно условий для выбора из множества возможных вариантов, то об эффективном решении остается только мечтать. Вышестоящий руководитель, который связывает "по рукам и ногам" нижестоящего руководителя, не дает и шага сделать самостоятельно, не вправе рассчитывать на принятие им эффективных решений.
- Принцип ответственности. Принимающий решения несет ответственность за результаты реализации принятого решения. Это в равной степени относится и к коллегиально принятому решению. Заметим, что решение человека о самом себе не связано с таким высоким чувством ответственности за судьбу лиц, зависящих от руководителя, как это характерно при принятии решений, непосредственно касающихся этих лиц (хотя и в индивидуальной деятельности решения действующего субъекта оказывают определенное влияние на судьбу окружающих лиц).
- Принцип соразмерности прав и ответственности. Наихудшие решения принимаются тогда, когда имеющий право принимать решения не несет за них ответственности и когда тот, на кого возложена ответственность, не имеет права решать.
- Принцип творчества. Творчество в управлении не всегда высоко ценилось, но сейчас это важная ценность, и, вероятно, ее значение будет расти. Особо творческий подход требуется, когда имеющимся решениям не хватает эффективности и силы. Он необходим для уточнения проблем и поиска идей, выходящих за пределы обычных рамок, для того чтобы подвергнуть сомнению базовые предположения.
10. Принцип своевременности. Он ориентирует на выбор наилучшего момента для принятия решения. Решение не даст ожидаемого эффекта, если оно преждевременно и, тем более, если оно запоздало.
11. Принцип единства единоначалия и коллегиальности. Единоначалие и коллегиальность, на первый взгляд, исключают друг друга. Первое предполагает персональную ответственность за принятие решения и соответствующее право, второе — коллективную ответственность и право. Однако на самом деле они могут быть удачно совмещены.
12. Принцип соучастия. Он означает активное и непосредственное участие в принятии решения тех, кого оно касается. Нарушение этого принципа приводит к тому, что люди привыкают быть только исполнителями, считают, что участвовать в решении производственных проблем — не их дело.
Классификация принятия решения
1. По степени влияния на будущее организации
- стратегические - определяют основные пути ее развития
- тактические - конкретные способы продвижения по ним.
2. По временномугоризонту
- перспективные решения - реализуемые в будущем. Например, решение об инвестировании средств в реконструкцию предприятия;
- текущие - ориентированные на нужды сегодняшнего дня. Например, вложение временно свободных денег в краткосрочные ценные бумаги.
3. По продолжительности периода реализации
- долгосрочные (свыше 5 лет)
- среднесрочные (от года до 5 лет)
- краткосрочные (до одного года) решения.
4. По степени обязательности исполнениярешения
- директивные
- рекомендательные
- ориентирующие
Директивные решения обычно разрабатываются высшими органами управления в стабильных условиях по поводу наиболее важных текущих и перспективных проблем организации и предназначены для обязательного исполнения на ее низших уровнях.
Рекомендательные решения готовятся совещательными органами — различного рода комитетами или комиссиями. Их исполнение желательно, но не обязательно, поскольку те, к кому эти решения относятся, не подчиняются тем, кто их принимает.
Ориентирующие решения, как и директивные, предназначены для низших уровней управления, однако действующих в условиях значительной свободы от центра. Ориентирующими по сути можно считать прогнозные решения, являющиеся как бы «маяком» для плановых.
5. По функциональному назначению
- организационные например, решение об учреждении акционерного общества, распределении служебных обязанностей;
- координирующие – имеют в основном оперативный характер, например, распределение текущей работы среди исполнителей;
- регулирующие – предписывают способ осуществления в определенных ситуациях тех или иных действий и выражаются вразличного рода правилах, распорядках, графиках, нормах, нормативах;
- активизирующие
- контролирующие решения
6. По способу принятия
- выборочные - касаются одного или нескольких близких аспектов рассматриваемой проблемы
- систематические - охватывают ее в целом во всем многообразии и взаимосвязях.
7. По числу участников работы
- единоличные
- коллективные
8. По широте охвата
- общие - касаются одинаковых проблем, относящихся к самым различным подразделениям организации, например, о времени начала и окончания рабочего дня, обеденных перерывов, сроках выплаты заработной платы
- специальные - относятся к узким проблемам, присущим только одному подразделению или группе работающих в нем людей.
9. По предопределенности
- запрограммированные - к принятию первых приводит сама логика развития ситуации, в связи с чем остается выбрать лишь момент начала действий, степень их интенсивности и другие параметры, оптимизирующие результат. Чаще всего такие решения принимаются в стандартных регулярно повторяющихся ситуациях.
- незапрограммированные - принимаются в неординарных обстоятельствах, и требует индивидуального творческого подхода, интегрирующего разносторонний опыт, данные специальных исследований, искусство и чутье менеджера.
10. По сфере реализации решениямогут быть связаны с производством, сбытом, научными исследованиями, кадрами и т.п., а
11. По содержанию технические, экономические, социальные
Типы управленческих решений
1. Уравновешенные решения принимают менеджеры, внимательно и критически относящиеся к своим действиям, выдвигаемым гипотезам и их проверке. Обычно, прежде чем приступить к принятию решения, они имеют сформулированную исходную идею.
2. Импульсивные решения, авторы которых легко генерируют самые разнообразные идеи в неограниченном количестве, но не в состоянии их как следует проверить, уточнить, оценить. Решения поэтому оказываются недостаточно обоснованными и надёжными, принимаются «с наскока», «рывками»
3. Инертные решения становятся результатом осторожного поиска. В них наоборот контрольные и уточняющие действия преобладают над генерированием идей, поэтому в таких решениях трудно обнаружить оригинальность, блеск, новаторство.
4. Рискованные решения отличаются от импульсивных тем, что их авторы не нуждаются в тщательном обосновании своих гипотез и, если уверены в себе, могут не испугаться любых опасностей.
5. Осторожные решения характеризуются тщательностью оценки менеджером всех вариантов, сверхкритичным подходом к делу. Они в ещё меньшей степени, чем инертные, отличаются новизной и оригинальностью.
Этапы рационального решения проблем
1. Диагностика проблемы.
На этом этапе происходит определение или диагноз проблемы. Проблема – ситуация, когда поставленные цели не достигнуты. Определить проблему бывает очень сложно. Правильно определить проблему – наполовину решить ее.
На первом этапе выявляют "симптомы" затруднений в работе (проблемы). Выявление симптомов (низкая производительность труда, низкое качество, плохой сбыт, чрезмерные издержки, конфликты в организации, большая текучесть кадров и т.д.), иногда симптомов несколько.
Для выявления симптомов изучается внешняя и внутренняя информация, касающаяся организации. Нужно избегать немедленного устранения симптома ( симптом – это не проблема). Нужно отобрать нужную информацию, отбросив не относящуюся к делу. Релевантная информация – касающаяся только конкретной проблемы человека, цели или периода времени.
2. Формулировка целей решения.
3. Формулировка ограничений и критериев принятия решений.
Ресурсы организации всегда ограничены, поэтому ограничения необходимо сформулировать так, чтобы решение было реалистичным. Ограничения зависят от ситуации и конкретных руководителей. Ограничения варьируются и зависят от ситуации и конкретных руководителей. Некоторые общие ограничения – это неадекватность средств; недостаточное число работников, имеющих требуемую квалификацию и опыт; неспособность закупить ресурсы по приемлемым ценам; потребность в технологии, еще не разработанной или чересчур дорогой; исключительно острая конкуренция; законы или этические соображения. Как правило, для крупной организации существует меньше ограничений, чем для мелкой или одолеваемой множеством трудностей.
4. Определение альтернатив.
Обычно выявляется много альтернатив. Надо отобрать несколько, иначе трудно будет оценить все альтернативы. Может возникнуть путаница. Самое главное отреагировать на причину, а не на внешний симптом проблемы.
5. Оценка альтернатив.
Составляется список и оценивается каждая альтернатива в отдельности. Определяются достоинства и недостатки всех альтернатив (без недостатков альтернатив не бывает). При оценке используются критерии принятия решений. Для оценки можно выбрать балльную систему.
6. Выбор альтернативы.
Если проблема оценена правильно, а альтернативы тщательно взвешены и оценены, то принять решение просто. Из-за недостатка времени вы выбираете не оптимальные, а наиболее приемлемое.
7. Реализация.
Реальная ценность решения станет очевидной только после его осуществления.
Процесс решения проблемы не заканчивается принятием решения (выбором альтернативы). Решение должно быть реализовано. Для привлечения к реализации решений людей, надо привлекать их на этапе принятия решений.
Требования, предъявляемые к управленческому решению
Принимаемое управленческое решение должно отвечать следующим требованиям:
- быть научно обоснованным, компетентным;
- приниматься на основе достоверной, полной и своевременной информации с анализом и оценкой возможных альтернатив;
- быть непротиворечивым;
- иметь ясную направленность и адресность;
- отличаться своевременностью и быстродействием;
- обладать точностью и ясностью;
- быть контролируемым;
- иметь комплексный характер;
- обладать полномочностью;
- быть экономичным и эффективным.
Уровни принятия решений
Различия, существующие в типах решений, и различия в трудности проблем, требующих решения, определяют уровень принятия решений.
М. Вудкок и Д. Френсис выделяют четыре уровня принятия решений, для каждого из которых требуются определенные управленческие навыки: рутинный, селективный, адаптационный, инновационный.
- Первый уровень — рутинный. Решения, принимаемые на этом уровне, представляют собой обычные рутинные решения. Как правило, у менеджера имеется определенная программа, как распознать ситуацию, какое решение принять. В этом случае менеджер ведет себя, как компьютер. Функция его заключается в том, чтобы «почувствовать» и идентифицировать ситуацию, а после этого взять на себя ответственность за начало определенных действий. Руководитель должен обладать чутьем, верно трактовать имеющиеся указания на ту или иную ситуацию, действовать логично, принимать верные решения, проявлять решительность, обеспечивать эффективные действия в нужное время. Этот уровень не требует творческого подхода, так как все действия и процедуры заранее предписаны.
- Второй уровень — селективный. Этот уровень уже требует инициативы и свободы действий, но лишь в определенных границах. Перед менеджером стоит целый круг возможных решений, и его задача заключается в том, чтобы оценить достоинства таких решений и выбрать из некоторого числа хорошо отработанных альтернативных наборов действий те, которые лучше всего подходят к данной проблеме. Успех и результативность зависят от способности менеджера выбрать направление действий.
- Третий уровень — адаптационный. Менеджер должен выработать решение, которое может быть абсолютно новым. Перед руководителем — некий набор проверенных возможностей и некоторые новые идеи. Только личная инициатива и способность совершить прорыв в неизвестное могут определить успех деятельности менеджера.
Четвертый уровень, самый сложный, — инновационный. На этом уровне решаются наиболее сложные проблемы. Со стороны менеджера требуется абсолютно новый подход. Это может быть поиск решения проблемы, которую ранее плохо поняли или для решения которой требуются новые представления и методы. Руководитель должен уметь находить способы понимания совершенно неожиданных и непредсказуемых проблем, развивать в себе умение и способность мыслить по-новому. Наиболее современные и трудные проблемы могут потребовать для своего решения создания новой отрасли науки или технологии.
Методы принятия решений
Все методы принятия управленческих решений можно разделить на:
• неформальные (эвристические),
• коллективные,
• количественные.
Неформальные (эвристические) методы принятия решений. Это совокупность приемов и методики выбора оптимальных решений руководителем, теоретическое сравнение альтернатив с учетом накопленного опыта. Неформальные методы базируются в основном на интуиции менеджера. Их преимущество в том, что они принимаются оперативно; недостатком же является то, что интуиция может иногда подвести менеджера.
Коллективные методы обсуждения и принятия решений. Основным моментом в процессе коллективной работы над реализацией управленческих решений является определение круга лиц - участников данной процедуры. Чаще всего это временный коллектив, в состав которого включаются и руководители, и исполнители. Главными критериями формирования такой группы являются компетентность, способность решать творческие задачи, конструктивность мышления и коммуникабельность.
- "мозговой штурм", или "мозговая атака" (совместное генерирование новых идей и последующее принятие решений). Если предстоит решить сложную проблему, собирается группа людей, которые предлагают любые решения определенной проблемы. Основное условие "мозгового штурма" — создание обстановки, максимально благоприятной для свободного генерирования идей. Чтобы этого добиться, запрещается опровергать или критиковать идею, какой бы на первый взгляд фантастической она ни была. Все идеи записываются, а затем анализируются специалистами
- метод Дельфы, получивший название от греческого города, прославившегося жившими там мудрецами - предсказателями будущего. Метод Дельфы -многотуровая процедура анкетирования. После каждого тура данные анкетирования дорабатываются и полученные результаты сообщаются экспертам с указанием расположения оценок. Первый тур анкетирования проводится без аргументации, во втором отличающийся от других ответ подлежит аргументации или же эксперт может изменить оценку. После стабилизации оценок опрос прекращается и принимается предложенное экспертами или скорректированное решение.
- "кингисё", суть которой состоит в том, что на рассмотрение готовится проект новшества. Он передается для обсуждения лицам по списку, составленному руководителем. Каждый должен рассмотреть предлагаемое решение и дать свои замечания в письменном виде. После этого проводится совещание. Как правило, приглашаются те специалисты, чье мнение руководителю не совсем ясно. Эксперты выбирают свое решение в соответствии с индивидуальными предпочтениями.
Количественные методы принятия решений. В основе лежит научно-практический подход, предполагающий выбор оптимальных решений путем обработки (с помощью компьютера) больших массивов информации